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Syndic : la vie interne d’un cabinet de gestion

Si tous les copropriétaires savent qu’ils ont un syndic, bien peu connaissent la réalité d’un cabinet de gestion, son organisation, les tâches effectuées et rôles joués par les salariés. Petit guide ci-après.

 

 

Le rôle du gestionnaire de copropriété 

 

En théorie, c’est le chef d’orchestre de l’immeuble. Salarié du cabinet de gestion (Syndic) qui l’emploie, le gestionnaire prépare et tient les assemblées générales, rédige les procès-verbaux, applique les décisions votées. Tout au long de l’année, il est l’interlocuteur privilégié du Conseil syndical, son partenaire de gestion. Le gestionnaire décide de mettre en place des actions appropriées (recouvrement des copropriétaires débiteurs, appel de fonds spéciaux visant à faire réaliser des travaux d’urgences ect..), il codifie les factures, supervise (ou suit) les dossiers sinistres, traite les urgences, décide des entrepreneurs à mandater sur les immeubles, supervise les devis, les marchés, contacte les clients, les tiers, les fournisseurs. Il est donc « gestionnaire » au sens propre du terme.

Il est  responsable aux yeux de la clientèle des erreurs de gestion ou des retards dans l’exécution des travaux ou procédures. Pourtant, le gestionnaire n’est pas un salarié autonome dont tout ne dépendrait que de lui ; il dépend très largement des autres salariés avec lesquels il travaille, son équipe « directe » : ce sont l’assistant de gestion, et le comptable. Il peut aussi être secondé sur les dossiers sinistres par un « gestionnaire sinistres », ce qui lui allège considérablement la tâche.

 

Le comptable de copropriété

 

Partenaire indispensable du gestionnaire, c’est lui qui assure la tenue des compte de l’immeuble, vérifie les dépenses, l’état de la trésorerie, les recettes, effectue les encaissements de chèques des copropriétaires, les mandats, et veille à la régularité des écritures comptables. Il rencontre les copropriétaires lors des rendez-vous de « contrôles de comptes », lesquels ont lieu chaque année, avant l’envoi des convocations à l’assemblée générale. Le contrôle des comptes a été rendu obligatoire par la loi S.R.U du 13/12/2000, et permet aux copropriétaires de vérifier les factures de l’exercice comptable. Une bonne communication entre le comptable et le gestionnaire devient la garantie d’un travail correct sur l’immeuble.

 

L’assistant(e) de copropriété 

 

Troisième maillon indispensable, l’assistant est à la fois secrétaire et interlocuteur des copropriétaires. Il effectue toutes les tâches de secrétariat (envoi des courriers, des convocations, diffusion des procès-verbaux), répond au téléphone et oriente les clients sur les dossiers, adresse les ordres de service aux entreprises (recherche de fuite, dépannages divers), et transmet les informations ou demandes de la clientèle aux personnes ad hoc (gestionnaire, comptable, direction). Comme on peut l’imaginer, l’assistant et le gestionnaire travaille en collaboration très étroite. Le secret de la réussite est ici une excellente communication, ainsi qu’un reporting permanent des appels clients et des tâches effectuées.


Le gestionnaire sinistres 

 

Autre salarié combien important ; le gestionnaire sinistre suit tous les sinistres de tous les immeubles du Cabinet, et il peut y en avoir un très grand nombre ! Il reçoit les déclarations des clients, procède aux déclarations auprès de la compagnie d’assurance de l’immeuble, assiste aux rendez-vous d’expertise lorsque le Syndicat est concerné, perçoit les indemnités, relance les entreprises pour obtenir les devis.

Dans certaines structures, ce sont les gestionnaires qui suivent eux-mêmes les sinistres. Ce n’est à mon avis pas une bonne solution, sauf si le portefeuille est de taille très raisonnable.

 

Le standard de la société 

 

On l’oublie parfois, mais le standard est le premier contact du client avec la société du syndic. L’hôtesse doit être aimable, agréable, et connaitre le type de question qu’elle devra poser pour orienter la demande du client vers la personne concernée au sein du cabinet. Une mauvaise prise en charge d’un appel urgent peut conduire à une catastrophe. Il s’agit là d’un poste donc d’importance.



La copropriété en chiffres

 

Les dossiers sinistres : difficile d’établir une  moyenne, certains immeubles n’en connaissent jamais, d’autres en ont très fréquemment (plus de 10 /an). Soit un suivi annuel d’environ 100 dossiers par portefeuille d’immeubles.

 

Les courriers (copropriétaires, tiers) : 10-15 courriers par jour, un peu moins en périodes de vacances.

 

Les courriels : entre 20 et 50/jour selon les périodes ; à noter aussi, les clients qui « chatent » avec leur gestionnaire, c’est-à-dire qui peuvent envoyer jusqu’à 10 mails/jour sur un même sujet, sorte de dialogue électronique qui peut ne jamais finir ! Les courriels sont – d’une façon générale – moins structurés que les courriers, et donc moins concis.

 

Les factures : âpre débat des gestionnaires, ce sont eux qui codifient les factures ; c’est-à-dire qu’ils déterminent par qui doit être payée la facture (le client, l’immeuble, un tiers), comment (sur quelle clef de charge), et pour quelle type de dépense (nature de la dépense, et application du code en référence au plan comptable). Un gestionnaire reçoit plusieurs factures par jour, en moyenne pas loin d’une dizaine, et en période de clôture comptable, ce chiffre atteint vite deux zéro !

 

Les appels téléphoniques : c’est très variable. De 5 appels environ à plusieurs dizaines, tout dépend là encore de la période de l’année (mois de janvier ou mois d’aout).

 

Les urgences : peu nombreuses, quelques-une par semaine, mais gourmandes en temps ; il faut parfois se rendre en urgence sur une résidence, pour procéder à l’ouverture d’une porte d’un copropriétaire absent chez lequel se produit un sinistre, ou bien pour constater une emprise illégale, des travaux illicites, ou encore un vandalisme.

 

Les immeubles : un gestionnaire d’immeuble junior gère en moyenne 30 immeubles, soit environ 900 ; un gestionnaire  dit « senior » ou  « principal de copropriété » en gère environ 50 soit environ 1300-1500 lots, cela peut être beaucoup plus dans un gros cabinet (>60 immeubles). Un principal de copropriété peut aussi encadrer les gestionnaires juniors, ce poste évolue alors à terme vers celui de directeur de service de copropriété.

 

***

 

En conclusion,  c’est un métier prenant et très varié, pluridisciplinaire :  il nous faut être commerciaux, conseillers et pédagogues (expliquer la législation), négociateurs (vis-à-vis des entreprises), responsables (appliquer la loi sans la contourner), techniciens (distinguer le b.a.ba en matière d’électricité, de plomberie, de ravalement, ou jardinerie..), affronter des amplitudes horaires qui dépassent largement les 39h du droit du travail, et tout cela, pour obtenir de (trop) rares compliments. Il s’agit donc d’un métier- passion avant tout: passion du bâtiment et des relations humaines.

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