Défi lancé en cette première journée de l'année, le challenge des 365 jours en copropriété.
Ma vie de gestionnaire
Jour 3 : les équipes en copropriété
Quels sont les salariés qui travaillent en cabinet d’administration de biens ? Quelles sont les équipes qui composent un syndic, et quels sont leurs rôles ?
Commençons par le commencement : l’accueil.
L’hôtesse est la première personne qui vous répond au téléphone lorsque vous avez besoin d’un renseignement, et son rôle est de vous orienter rapidement. Mention spéciale à ces femmes (et hommes !) du quotidien qui doivent gérer parfois des clients pressés ou mécontents tandis qu’ils ne les connaissent pas, les rassurer, et les orienter vers la bonne personne. Leur rôle est aussi plus vaste : numériser les courriers reçus, archiver les mails, gérer le stock des fournitures bureau, étiqueter les salles d’assemblées générales, gérer les envois/réception courrier ect.. maillons essentiel du cabinet, ce sont des communicants.
Les gestionnaires et assistants
Les gestionnaires travaillent pour la plupart en binôme avec un assistant. Salariés de terrain, ils vont sur les immeubles, tiennent les assemblées générales, pilotent les dossiers et renseignent les copropriétaires sur la gestion globale. L’assistant peut gérer selon les cabinets et son expérience, certains dossiers de manière quasi autonome (dossiers sinistres, dossiers dommage-ouvrage..). Généralement, l’assistant reste à l’agence pour gérer les appels clients en cas de déplacement du gestionnaire, il peut exceptionnellement et en cas d’urgence, se déplacer.
Le service comptabilité
Un autre rouage essentiel du cabinet d’administration de biens : le comptable. Assisté et encadré par le chef comptable, il comptabilise les factures validées par le gestionnaire, édite le relevé général de dépenses, envoie les appels de charges trimestriels et les appels de fonds pour travaux décidés en assemblée générale. Il rencontre aussi les copropriétaires désignés par l’assemblée générale pour vérifier les comptes annuels.
Le service de gestion des gardiens et employés d’immeuble
Les gestionnaires paie rédigent les contrats avec le gestionnaire immeuble, établissent les fiches d’U.V et les bulletins de salaire. Ils peuvent assister le gestionnaire dans les entretiens annuels.
Le service locatif
C’est un service essentiel au sein d’un cabinet de gestion, et il n’est pas rare que les copropriétaires, satisfaits des services du gestionnaire, confient leurs mandats à la même entreprise. Les équipes locatives et copropriété travaillent ainsi parfois sur les mêmes immeubles, ce qui est un gage de confiance véritable pour le cabinet.
La transaction
Les négociateurs immobiliers sont généralement salariés avec un fixe mais autonomes dans leur agenda ; la prospection joue un rôle important dans leurs calendrier. C’est un métier rendu actuellement difficile compte tenu de la pandémie.
Voilà pour le tour d’horizon succinct des équipes qui constituent un cabinet d’administration de biens.
